Los sistemas ERP fueron creados para automatizar los flujos de trabajo y proveer de información confiable de la empresa, esta información servirá para apoyar la toma de decisiones.
Esta es la parte filosófica, pero la realidad puede ser muy distinta, y no depende de la capacidad del sistema que tengas o vayas a adquirir, en muchas ocasiones depende de la casa consultora y de los consultores que implementan. Es común escuchar ¡te voy a mandar el ingeniero!, y no es que sean malos, ellos estudiaron mucho, ¿pero un ingeniero puede conocer de contabilidad, administración, controles internos, auditoría, fiscal, gobernanza?. No me malentiendan, lo que quiero poner sobre la mesa, es que para implementar un sistema ERP es necesario tener un equipo multidisciplinario, para que se aproveche todo su potencial. Nosotros le decimos a nuestros clientes: 'En la competencia, el vendedor te vende todo lo que necesitas, y el consultor implementa lo que sabe'.
Hemos conocido casos en donde el sistema está subutilizado, y es aquí donde aparece el concepto de 'la máquina de escribir', ya que en ocasiones el sistema se implementa para seguir al proceso y no para controlarlo.
Cuando hablamos de este tema con nuestros clientes, les ponemos el siguiente ejemplo: 'No puedes vender todos tus productos porque el sistema dice que no tienes existencia, pero si buscas en el almacén, resulta que si tienes'
Y cuando se evalúa el proceso, el cliente nos dice:
'No entiendo por qué pasa, si en el proceso, hasta sellamos el registro de entrega de nuestro proveedor para validar que la mercancía se recibió, ¿Qué pasa con el sistema?
Desde luego, existe un problema con el proceso en el sistema, ya que en la vida real ocurrieron eventos (en nuestro ejemplo, la recepción de mercancía), pero nunca llegó al ERP, por lo que el sistema sólo lo utilizamos para llenar datos 'máquina de escribir'.
En Addenda, tenemos la siguiente filosofía 'El sistema debe normar la vida real' , en este caso, modificando el proceso podemos controlarlo de forma efectiva, la solución es que cuando se recibe mercancía, se debe capturar la transacción en el sistema, e imprimir un documento de recibo que incluya además de los datos de la recepción, la información de la cuenta por pagar.
Previamente se les indicó a los proveedores que ese documento es la llave para el pago, les servirá para cualquier aclaración y como evidencia de la entrega de su producto.
Este simple cambio provoca que sean los proveedores los más interesados en que se realice este proceso en el sistema, y nos apoyan manteniendo nuestras entradas de inventario actualizadas.
Entonces, ¿tu ERP es como una máquina de escribir?
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