El costo total de propiedad (TOC) por sus siglas en inglés (total cost of ownership), es una metodología de cálculo para conocer los costos (directos e indirectos) relacionados normalmente con un activo de la empresa o uno personal (activo es un término contable para definir las posesiones personales o de una empresa).
Por ejemplo, si estás pensando en comprar un auto, tomas en cuenta el valor del coche (si lo pagas de contado, jaja), o el valor del financiamiento (cuánto terminaras pagando), lo que costará el seguro, el mantenimiento, gasolina, cambio de llantas, tenencia, etc. Es decir los costos relacionados, no solo con la compra del bien, también lo que gastarás por usarlo, por eso a este concepto se le llama 'Costo Total de Propiedad'. Es importante para poder comparar todas las opciones, que el análisis se realice en un mismo periodo de tiempo, tomando en cuenta la vida útil de ese activo.
Este concepto lo podemos aplicar también a los sistemas informáticos, en donde se incluyen costos como: servidores, instalaciones (para los servidores), costo del sistema (implementación y licenciamiento), mantenimiento del sistema y actualizaciones, cantidad de usuarios que lo utilizarán (presentas y futuros), costo del soporte técnico, electricidad, equipos contra incendio, costo de las licencias de los sistemas operativos y bases de datos; y todo lo que se te pueda ocurrir (estoy seguro que algunos de estos costos ni si quiera te habían pasado por la cabeza).
Para un sistema ERP, el periodo mínimo a considerar debería ser de 5 años, de ahí la importancia de conocer tus necesidades actuales y las futuras (por lo menos necesidades estratégicas), para que el sistema pueda cumplirlas en el corto y largo plazo.
Cuando se realiza este tipo de análisis puedes descubrir si es mejor para la empresa tener un sistema en sitio o tenerlo en la nube, contar con un sistema que cubre todas tus necesidades o solo algunas, comprar o rentar, limitar el acceso al sistema para ahorrar en licencias, etc.
Nosotros recomendamos que si vas adquirir un sistema ERP o incluso si ya lo tienes, realices este ejercicio de costeo, estamos seguros que será de gran beneficio para la adquisición o cambio de tu sistema.
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